Les deskless ? Des efforts digitaux restent à faire auprès des équipes de terrain

Alors que la transformation numérique des entreprises a connu un coup d’accélérateur avec la crise sanitaire, une étude de Workplace réalisée en 2021 montre que les  "deskless" sont les grands oubliés de cette transition. Il s’agit de salariés travaillant sur le terrain n’ayant pas un accès direct à l’environnement digital de leur entreprise.

Pour autant, d’après une étude de 2018 réalisée par Emergence Capital, ceux qu’on appelle aussi les  « Front Line Workers » ou les « cols bleus », représentent 80% des travailleurs dans le monde soit 2,5 milliards de personnes. Cette étude démontre à quel point, encore en 2022, le « digital pour tous » relèverait plus du mythe que de la réalité.

Qui sont ces employés qui n'ont pas accès aux outils digitaux ? Quelle est la position actuelle des entreprises ? Quelle est l'approche adoptée par Triotech concernant le digital pour tous ?  Voici les questions auxquelles l’équipe a souhaité répondre.

Pourquoi les employés sans bureau ont-ils besoin d’outils digitaux ?

Ils ont été mis en valeur durant la crise sanitaire car ils assuraient la continuté de service pendant les pédiodes de confinement. Ouvriers, chauffeurs, infirmiers, et biens d’autres corps de métiers ne sont équipés ni de bureaux, ni d’ordinateurs pour accéder aux informations communiquées par l’entreprise.

De nos jours, ils sont encore fortement contraints par l'usage du papier pour communiquer avec les autres services. Avec les années, un fossé s’est creusé entre leur quotidien et la forte digitalisation des fonctions support : RH, administration, comptabilité, communication et commercial.

Il serait tentant de penser que les « travailleurs sans bureau » n’ont pas besoin d’accéder au même niveau d’information que leurs collègues de bureau. Aussi, ils pourraient ne pas avoir conscience de l’importance du digital.

Pourtant une étude menée par eduMe (entreprise spécialisée dans la formation en entreprise), démontre le contraire. Ces salariés affirment en avoir plus que jamais besoin. Mais ils ont le sentiment que leurs demandes ne sont pas prises en compte en entreprise.

Des besoins en outil mobile et en formation numérique

Ils ont en effet besoin d’outils qui s’intègrent parfaitement à leur environnement de travail et qui doivent être accessibles. Le smartphone et la tablette peuvent ainsi répondre à leurs contraintes de terrain. Ces formats leur évitent de revenir au bureau et d’interrompre leur travail.

De plus, leurs demandes d’information sont très spécifiques. Ils souhaitent gérer leur temps et planifier leur travail depuis leur mobile. Les « employés de bureau » qui n’ont pas à badger n’auront bien évidemment pas les mêmes besoins d’information.

Face à ces nouveaux outils, 76% des « travailleurs sans bureau » aimeraient bénéficier d’une « formation numérique régulière pour améliorer leurs compétences sur le terrain » selon l'étude The State of Training in the On-Demand Industry : 2022. Certains métiers utilisaient historiquement uniquement le papier. Même si les « millennials » sont plus à l'aise que leurs aînés dans l'usage du mobile ou de la tablette, il n'en reste pas moins qu'une mise à niveau est nécessaire. Elle permettrait non seulement d’encourager l’utilisation de ces nouveaux outils mais aussi de lutter contre la fracture numérique.

52% d’entre eux estiment ne pas avoir accès aux informations (selon l'étude d'eduMe)

Plus qu’un problème d’absence d’adresse email, le fait de ne pas accéder à l’information les prive d’une cohésion interne. Ils se retrouvent déconnectés de la dynamique de groupe.
Ce sentiment d’inégalité peut créer une démotivation et même un désengagement.

Pourtant, il a été démontré que la capacité de communiquer et de collaborer avec les « deskless workers » augmente non seulement leur productivité et leur motivation mais aussi celle de l'organisation.

Qu’en est-il dans les entreprises d’aujourd’hui ?

Un début de prise de conscience de la part des entreprises

De plus en plus, les entreprises se rendent compte qu’il est tout aussi importants d’équiper les employés de bureau que ceux qui n'en ont pas. Elles ont conscience que cette digitalisation permet une expérience de travail collaborative et une responsabilisation des employés.

Selon l’étude d’Emergence Capital, le budget dédié à l’équipement des "employés sans bureau" est en forte hausse dans les secteurs du transport, de l’industrie et de la vente. 

Aujourd’hui, 29% des entreprises utilisent des appareils portables et 40% prévoient de l’utiliser. A travers ces chiffres, il apparaît que des démarches ont été enclenchées mais il reste encore du chemin à parcourir. Par exemple, certaines PME n'hésitent plus à proposer à une partie de leurs salariés volontaires que leur smartphone personnel soit utilisé partiellement à des fins professionnelles.

Certaines entreprises ont d’ores et déjà pris le virage de la transformation digitale pour tous avant même l’arrivée de la pandémie.

La RATP : les agents de station de métro équipés d’une tablette

La RATP a équipé il y a quelques années ses agents de stations de métro de tablettes pour saisir l’état de fonctionnement, entre autres, des escalators et des automates de ventes. Avant 2016, tout était saisi à la main.
Aujourd’hui grâce aux données collectées, l’agent gagne 15 minutes sur son temps de travail. Ceux qui récupèrent l’information n’ont plus à saisir et à décrypter les formulaires manuscrits. C’est un gain de temps indéniable qui facilite le travail de l’agent sur le terrain mais aussi celui de tous les services qui doivent traiter ces informations.

La Poste : Facteo, le smartphone des facteurs

En 2012, la Poste a elle aussi équipé ses facteurs d’une solution mobile pour les accompagner dans leurs tâches quotidiennes. 
Il s’agit d’un smartphone Android utilisé par le facteur durant sa tournée et qui lui fournit les informations liées à celle-ci. Il permet d’accéder à un certain nombre de services à la clientèle : signature de lettres recommandées, bons de réception de colis.

Dans les deux cas, l’objectif est de faciliter le travail sur le terrain, d’accélérer le flux d’information mais aussi de permettre une meilleure proximité avec leurs clients. 

Le digital à la portée de tous selon Triotech

Triotech a toujours œuvré auprès des entreprises pour améliorer leur process interne et faire en sorte que le digital soit à la portée de tous. Voici quelques illustrations de réalisations d’applications pour nos clients.

Planifier, dématérialiser et fluidifier l'information en temps réel

La demande d’un de nos clients qui œuvre dans le secteur du transport était simple : « avoir une plateforme web sur mesure, multi-agence et en temps réel ». 
En effet, le souhait de cette entreprise  était d’avoir une plateforme web pour :
-    consulter les matériels disponibles dans la journée
-    programmer un couple engin/chauffeur sur un chantier en quelques clics

Cet outil de planification a été accompagné d’une application mobile pour les agents de terrain. Elle leur permet de  :
-    recevoir chaque jour leurs ordres de mission sur leurs smartphones, 
-    consulter les différents documents administratifs
-    transmettre les documents et justificatifs directement à l’équipe administrative
-    contacter facilement les différents interlocuteurs qu'ils seront amenés à rencontrer pendant leur tournée. 
Ainsi, elle renforce les liens entre les agents sur le terrain et les fonctions support en facilitant l’échange d’informations en temps réel.

Favoriser la récupération de données provenant du terrain grâce à une application web sur mesure

Une application mobile a été développée pour une entreprise dans le domaine du tabac. Elle permet à ses commerciaux itinérants d’accéder à plusieurs fonctionnalités :
-    organiser leur tournée en amont
-    accéder aux contacts importants
-    noter les retours de leurs clients
-    montrer le catalogue depuis les tablettes Android (fournies par l'employeur)
Ce projet a eu lieu avant la crise du Covid-19. Depuis, notre client est devenu numéro 1 dans son secteur sur toute la France.

Une application mobile cross-plateform (Android + IOS) pour la saisie d’inventaire

Notre dernière illustration porte sur une société agissant dans le domaine du contrôle anti-pollution automobile. Elle veut faciliter son inventaire annuel avec ses magasiniers. Il s’avère que tous possèdent un smartphone personnel et qu’ils sont volontaires pour cette expérience. 
L’application mobile créée sur-mesure est donc faite pour être utilisée ponctuellement (une fois par an) en se connectant au Wi-Fi de l’entreprise. Elle permet aux collaborateurs de :
- comptabiliser chaque article identifié par des code-barres au fur et à mesure qu’ils avancent dans leurs travées
- faire remonter les données remontent en temps réel dans une base de données ensuite soumise à vérification.
Ce processus fiabilise l’inventaire et réduit considérablement le temps consacré à l'inventaire. Toutes les équipes en ressentent une grande satisfaction car depuis chacun peut rentrer plus tôt à son domicile.

Chez Triotech, proposer des outils numériques qui encouragent une collaboration entre les différents services est l'une de nos priorités. Notre expérience nous a prouvé qu'en facilitant ces échanges d’informations, l’entreprise renforce sa productivité et sa rentabilité.

Pourtant, au-delà du bénéfice économique et productif, force est de constater que le bénéfice est aussi humain. 
Aider les collaborateurs dans leur tâches quotidiennes leur démontre qu’ils sont pris en compte et qu’ils sont partie prenante de l’entreprise, au même titre que les autres employés. Ils se sentent ainsi valorisés et plus impliqués. 
Il s’agit d’un aspect important aux yeux de Triotech. Digitaliser les process internes des entreprises, "c'est bien". Mais faire en sorte que les collaborateurs se concentrent sur leur métier et qu'ils se sentent valorisés, c'est encore mieux. Alors mythe ou réalité ? Chez Triotech, nos équipes ont choisi d'en faire une réalité, d’en faire leur raison d'être.